5 лучших принципов по планированию задач

Проект-менеджмент – деятельность, направленная на достижение поставленных целей путем грамотного планирования задач, организации, мотивации и контроля. Важнейшим условием успешного достижения намеченного результата выступает оптимизированное использование необходимых ресурсов – временных, финансовых, трудовых и т.д.

Существует немало решений, способствующих успешной реализации проекта, однако есть пять принципов, руководствуясь которыми достичь намеченного результата будет легче.

5 лучших принципов по планированию задач

Актуализируйте план в соответствии с реальным прогрессом

В том, что необходимость в планировании возникает еще до запуска проекта, сомнений нет. Ошибкой многих является мнение, что на данном этапе оно и заканчивается. На самом деле, первоначальный план – не что иное, как тщательно продуманный курс, согласно которому проект должен развиваться, а вот качество его проработки проверяется в реальных условиях реализации проекта.

Большая часть проектов любой направленности выполняется в некоторой неопределенности, условия могут меняться под воздействием внешних факторов, и соответственно, поддаваться определенной коррекции. Ввиду этого и возникает необходимость актуализации первоначально созданного плана.

У тех, кто не имеет привычки регулярно сверяться с планом, нередко возникают трудности с его завершением в назначенный срок, к тому же четкое следование первоначальному плану, уже не соответствующему реальным условиям, может послужить причиной его полного провала. Опытные и успешные топ менеджеры четко различают в каких случаях можно придерживаться первоначального плана, а в каких имеет смысл его откорректировать.

Регулярно делайте сверку с дедлайном

Проект с неопределенным сроком исполнения схож с целью без даты ее достижения. Показателями правильно поставленных целей выступают такие характеристики: конкретика, измеримость и достижимость. Кроме того цели должны вносить свой вклад в общие результаты проекта, а также иметь четкий срок достижения. Без перечисленных выше характеристик, цели являются скорее мечтами.

Уделять должное внимание срокам выполнения каждой из задач – то, что способствует поддержанию темпа на протяжение реализации всего проекта. Однако конечные сроки не должны быть настолько жесткими, чтобы членам проектной группы приходилось идти на крайние меры и жертвовать качеством выполняемых работ.

Постоянно взаимодействуйте с участниками проекта

Под взаимодействием подразумевается не столько общение и обсуждение возникающих проблем, сколько определенный метод реализации проекта, при котором каждый из членов команды понимает как отведенную ему роль, так и роль других исполнителей. Отсутствие этого понимания провоцирует повторение задач, их переоценивание или игнор. В том же случае, если участники проектной группы работают одновременно над большим количеством задач, а не над одной-двумя, ситуация и вовсе может выйти из-под контроля.

Не забывайте поощрять подчиненных за качественное выполнение работы и достижение высоких результатов

Как показывает опыт топ менеджеров, между результатами работы каждого отдельно взятого сотрудника и признанием со стороны начальства его профессиональных заслуг существует прямая связь. И дело не столько в мотивации трудиться на полную силу и прилагать максимум усилий для выполнения задач в точно назначенный срок, но и в том, что это создает общую положительную атмосферу в команде в долгосрочной перспективе. Штрафы и наказания способны заставить сотрудника выполнять свои обязанности, в то время, как обоснованная похвала и материальные вознаграждения побуждают исполнителей делать лучше и более качественно и лучше, чем это указано в должностной инструкции.

Позаботьтесь о надежном месте хранения проектной документации

Исключительно важно, чтобы вся относящаяся к проекту документация хранилась и обновлялась в общедоступном и надежном месте, доступ к которому имели бы все члены проектной группы в любое время. В системе должна быть предусмотрена возможность контроля версий документов, правильно распределены права доступа, и при обращении к ней не возникало трудностей технического характера.

Отсутствие такого места хранения неизменно вызывает различные сложности и способствует возникновению опасности срыва сроков. Избежать их возникновения поможет использование соответствующего программного обеспечения. Такой платформой для эффективного и удобного взаимодействия между участниками проектной группы выступает планировщик задач.

Планировщик онлайн Worksection – универсальная платформа для планирования задач и управления проектами, которую легко адаптировать для индивидуальных целей, как крупных, так и небольших компаний различной направленности.

Инструмент позволяет удобно отслеживать все ключевые аспекты проекта: задачи и подзадачи, распределение выделенного бюджета, затраты времени и соответствие намеченным срокам исполнения.

• Валерій Пархоменко: «Реалізуємо проект «Полтавщина – дітям!»
• На Полтавщині стартував Проект на збереження здоров’я жінок
• Здоров'я - понад усе! Пострункішати вам допоможе проект «Стройняшники»
• На Полтавщині обрали найкращі проекти опорних шкіл
• Соціальний капітал жіноцтва Полтавщини – жінкам внутрішньо переміщеним особам